Cómo montar un evento solidario: no olvides esto

¿Tienes idea sobre cómo montar un evento solidario? No serías el primero que busca esta información por internet, pero estás de suerte, porque como correduría de seguros solidarios, es uno de nuestros temas favoritos.

Hoy, te daremos las claves para que tu asociación u ONG pueda montar el mejor evento posible para recaudar fondos para causas benéficas, o cualquier otra misión solidaria que tengas en mente.

Vamos con las claves.

Decide la temática

Usualmente, muchos eventos se empiezan a organizar a raíz de una idea o una oportunidad que surge, y la temática ya se plantea sola. Sin embargo, otras veces puede ser que haya surgido la opción de montar un evento solidario, pero no tengas claro sobre qué hacerlo.

En realidad, no es difícil dar con una temática. Al fin y al cabo, casi cualquier actividad puede convertirse en solidaria. Solo hay que echarle un poquito de imaginación.

Aquí te dejamos algunas ideas:

Eventos deportivos

Son de los que más participación generan porque mezclan salud, reto y comunidad.

• Carrera solidaria (5K, 10K, maratón).
• Caminata o marcha popular.
• Torneo de pádel.
• Torneo de fútbol o fútbol sala.
• Torneo de baloncesto.
• Torneo de tenis.
• Carrera ciclista o cicloturista.
• Ruta de mountain bike.
• Triatlón solidario.
• Crossfit solidario.
• Torneo de ajedrez.
• Torneo de videojuegos o eSports.
• Campeonato de ping-pong.
• Jornada de yoga o pilates solidaria.
• Ruta de senderismo con donación.

Eventos culturales

Funcionan muy bien en ciudades. Suelen atraer a gente muy interesada:

• Concierto solidario.
• Festival de música.
• Gala de humor o monólogos.
• Obra de teatro benéfica.
• Festival de cortometrajes.
• Proyección de cine solidaria.
• Exposición de arte.
• Concurso de pintura o ilustración.
• Festival de danza.
• Jam session de músicos.
• Festival literario o recital de poesía.
• Feria del libro solidaria.

Eventos gastronómicos

La comida siempre gusta y reúne gente, así que suelen funcionar muy bien.

• Cena benéfica.
• Comida popular.
• Paella gigante solidaria.
• Barbacoa solidaria.
• Cata de vinos.
• Cata de cerveza artesanal.
• Concurso de tapas.
• Ruta de pinchos solidaria.
• Concurso de cocina entre chefs.
• Taller de cocina solidario.

Eventos familiares

Pensados para que participen niños, padres y abuelos.

• Feria familiar solidaria.
• Gymkana para niños.
• Día de juegos tradicionales.
• Talleres de manualidades.
• Cuentacuentos solidario.
• Fiesta infantil con animadores.
• Festival de disfraces.
• Fiesta de espuma.
• Campamento solidario de un día.

Eventos solidarios de recaudación directa

Más centrados en conseguir fondos que en la actividad en sí.

• Subasta solidaria.
• Rifa o sorteo solidario.
• Bingo solidario.
• Gala benéfica.
• Cena de gala con donaciones.
• Venta de arte solidario.

Eventos educativos

Sirven para recaudar y también para concienciar.

• Conferencias o charlas.
• Mesas redondas.
• Talleres formativos.
• Jornadas de divulgación.
• Seminarios solidarios.
• Masterclass con expertos.

Eventos creativos o «frikis»

Son los que suelen viralizarse más.

• Maratón de lectura.
• Maratón de streaming o gaming.
• Concurso de disfraces.
• Concurso de talentos.
• Escape room solidario.
• Trivia o quiz solidario.
• Hackathon solidario.
• Maratón de escritura.
• Evento cosplay solidario.

Eventos comunitarios

Ideales para barrios o pueblos.

• Mercadillo solidario.
• Feria de segunda mano.
• Venta de libros usados.
• Mercado de artesanía.
• Día de voluntariado comunitario.
• Jornada de limpieza de naturaleza con donaciones.

Busca ayuda

No puedes pretender montar un evento solidario a solas, eso puede ser casi inviable cuando coge cierta envergadura. Así que mentalízate en que necesitarás crear un grupo de personas que estén dispuestas a colaborar.

Esto, si tienes una asociación con miembros, es lo más fácil del mundo, porque tienes a muchas personas comprometidas con tu causa.

La clave aquí es que te fijes en qué habilidad tiene cada miembro, y le asignes un rol que corresponda con lo que sabe hacer mejor. Uno puede ser el que se encargue del apoyo logístico, otro de la difusión, otro para atender problemas durante el evento, etc.

En eventos más comunitarios, puede ser muy buena idea implicar a personas relevantes de tu comunidad.

¿Dónde y cuándo?

Este es otro aspecto fundamental que muchos organizadores no suelen tener tan claro, y se suele notar mucho. Estamos hablando de lo más básico: dónde y cuándo vas a celebrar el evento.

Porque, mucho ojo: no puedes pretender montar un evento para la semana que viene. Necesitas margen de tiempo suficiente.

Piensa que, si necesitas hacer el evento en un espacio público, requerirás de los permisos del ayuntamiento con mucha antelación, ponerte de acuerdo con vecinos y proveedores, etc.

Y si hablamos de un recinto que tiene fechas cerradas para alquilar, todavía con más razón: mejor no declarar la fecha de tu evento hasta tenerlo cerrado.

¿Cuánta antelación? La máxima que te puedas permitir. No es ninguna barbaridad preparar un gran evento con un año de antelación.

¿Cuánto costará?

Hay que ser realistas: estás montando un evento solidario y pretendes ayudar con tu labor a una causa benéfica, pero todo lo que vas a hacer tiene un coste, unos gastos.

• Alquiler del espacio
• Personal (si cobran o, si son voluntarios, lo que van a necesitar durante el evento)
• Catering
• Marketing
• Material
• Equipo técnico
• Proveedores

Todo esto irá restando presupuesto, y obviamente el evento tiene que acabar con beneficios para poder apoyar tu causa.

¿Cómo recaudarás?

Esto es lo más importante, porque es tu misión en el evento. Así que paraos a pensarlo y haced un buen brainstorming entre todos.

Tienes muchas opciones para conseguir más ingresos durante el evento. A nosotros, así a bote pronto, se nos ocurren estas ideas:

• Ventas de entradas
• Venta de filas VIP
• Donaciones opcionales
• Patrocinios
• Merchandising
• Venta de comida y bebida
• Sorteos solidarios
• Subastas de objetos o experiencias
• Actividades «de pago» durante el evento
• Inscripciones a torneos o competiciones
• Fotomatón solidario
• Venta de artesanía o productos hechos por voluntarios
• Venta de fotografías del evento
• Venta de recuerdos del evento (pulseras, chapas, camisetas)
• Stands patrocinados de empresas o comercios locales
• Venta de números para participar en retos o desafíos solidarios
• Venta de productos donados por empresas
• Venta posterior del merchandising que haya sobrado

Por supuesto, todo esto implica que, según las decisiones que tomes, vas a tener que organizar un tipo de cosas u otras. No es lo mismo vender entradas que buscar patrocinadores o hacer actividades…

Difusión del evento

Quizás una de las partes más difíciles de un evento, y que lleva más esfuerzo del que parece, es la de hacer que la gente lo conozca.

De entrada, debes entender algo que es una realidad en casi todos los eventos: la primera edición suele ser en la que más cuesta atraer a las personas, quizás porque no hay nadie con experiencias pasadas o por el simple paso del tiempo. Lo que es seguro es que si no empiezas nunca, no conocerán lo que haces.

Así que haz todo el marketing que puedas. Haz que tus voluntarios le hablen del evento a otras personas, reparte panfletos, invitaciones, habla con empresas, crea anuncios, vídeos en redes sociales, incentiva con regalos… Haz todo lo que puedas para atraer a esos donantes… y llegarán.

¿Cómo te protegerás?

Y aquí llega quizás la parte más delicada. En todo evento puede haber problemas, ya sabes: se puede caer un foco, algún ingrediente del catering puede estar en mal estado, puede haber un chaparrón que se cargue parte del equipo eléctrico…

Al final, todo esto tienes que cubrirlo de alguna manera. Y sí, los seguros son perfectos para eventos solidarios, porque evitan que parte de esas donaciones tan preciadas tengan que ir a parar a arreglar cualquier desaguisado que te encuentres.

¿Sabes qué es lo mejor?, que estás leyendo un artículo de Asegurados Solidarios, y nosotros también donamos nuestros beneficios a causas sociales, ¿qué te parece eso?

Pues bien, esperamos que ahora que tienes más claro cómo montar tu evento solidario, cuentes con nosotros para seguir sumando a causas sociales. Sabemos lo bonito que es hacer lo que haces, y ya verás que hablamos tu mismo idioma. Contáctanos y te ayudamos a encontrar el mejor seguro para ti.