Las 7 obligaciones legales de las asociaciones

¿Estás buscando qué obligaciones legales tiene su asociación? Haces bien, el apartado legal no es algo que deberías saltarte, así que te conviene leer este artículo donde te lo resumimos todo.

Antes de seguir, recuerda que somos Asegurados Solidarios. Nosotros colaboramos con asociaciones sin ánimo de lucro para que encuentren los mejores seguros tanto para ellas como para sus voluntarios. Contáctanos si puede ser tu caso.

Dicho esto, podemos empezar a listarte cada obligación.

Constitución

Para empezar, legalmente no deberías de decir que tienes una asociación si todavía no se ha constituido. Esto es importante para que se reconozca de manera legal y pueda desarrollar su actividad en España.

De lo contrario, no seréis más que un grupo informal sin capacidad jurídica y potencialmente sin capacidad para recibir financiación.

Por tanto, hay que hacer lo siguiente para empezar:

Junta a tres personas que serán los fundadores. Mayores de edad, encargadas de redactar los estatutos de la asociación.

¿Qué se tiene que explicar ahí?, todos los detalles que puedas dar sobre la asociación:

• Nombre
• Objetivos
• Dónde estará ubicada
• Estructura de sus órganos, quién lleva qué
• Régimen económico
• Patrimonio
• Derechos y deberes de los socios

Junto a los estatutos, necesitarás un acta fundacional, que firmarán estos 3 socios. Ahí, se expresa la voluntad de constituir esta asociación.

Con todo esto, dirígete al Registro de Asociaciones y entrega esta documentación. Una vez pasado el proceso, podréis consideraros una asociación de pleno derecho.

¿Acaso no supondrás que ya lo tienes todo hecho? Por supuesto, tienes varias obligaciones más que seguir si quieres llevar con seriedad tu asociación.

Empezando por la parte documental y de gestión.

2. Documental

Dentro de toda asociación hay una obligación de controlar la gestión interna, de manera que sea transparente y esté ordenada si llega un inspector.

A esto, lo llamamos libros (que pueden ser un Excel con datos, por ejemplo):

• Libro de socios: Qué personas forman parte de la asociación en cada momento. Quién y en qué momento ha estado dentro o fuera (altas y bajas)
• Libro de actas: Resúmenes de las reuniones hechas en la asociación. Las más importantes serán las de dirección, por supuesto (Asamblea General y Junta Directiva). Aquí, se puede entender por qué se llegó a ciertas decisiones y cómo se gestiona la asociación por dentro.
• Libros contables: Sabemos que tu asociación puede no tener ánimo de lucro, pero hay que controlar bien los ingresos y gastos para poder justificar el uso de tus fondos. Esto es muy importante si optas por recibir subvenciones públicas y donaciones. Ten por mano todo y documentado para que cualquier gasto sea justificable.

Con todo esto al día, ya tendrás mucho bajo control. Pero todavía te falta bastante más de lo que parece…

3. Laboral

Tu asociación es más que probable que acabe teniendo que contratar a trabajadores. Al llevar estas contrataciones, se tiene que gestionar el Código de Cuenta de Cotización y aplicar el convenio colectivo que corresponda, llevar un registro de la jornada, cumplir con prevención de riesgos laborales… Y si hablamos de voluntarios, más de lo mismo.

4. Fiscal

Cuando llevas una asociación, también tienes que cumplir con tus obligaciones fiscales. Justamente porque gozas de ventajas y exenciones, te conviene llevarlo al día.

En materia de obligaciones fiscales, ten esto muy a rajatabla:

• Impuesto de Sociedades: La asociación estará sujeta a este impuesto, y puede quedar exenta en parte. Tienes que presentar el modelo 036/037 para obtener tu NIF.
• IVA: Cuando tengas actividades sujetas a IVA (y no exentas), tendrás que presentar una liquidación trimestral y un resumen anual, justo como otras empresas.
• Retenciones: En tus declaraciones también tienes que declarar e ingresar las retenciones de alquileres, servicios, etc.

5. Funcionamiento

Tienes los papeles en orden, ¡bien! Pero, ¿cómo se comporta tu asociación? Es muy importante que esta organización siga una serie de reglas para que todo acabe siendo válido.

Estamos hablando de cómo os organizáis, pero es sencillo:

• Los Estatutos son sagrados: Son lo que define lo que hacéis, cómo y por qué. Tenéis que seguirlos a rajatabla (o cambiarlos) para que vuestras decisiones no se puedan impugnar por nadie.
• Asamblea General: La reunión por excelencia, a la que todos los socios deberían de asistir. Mínimo se tiene que hacer una vez al año, y ahí se ve qué se ha hecho, qué se pretende hacer y se acaban validando todas las decisiones. Sin esto, no puede haber movimiento ni asociación.
• ¿Quién manda? Alguien tiene que mandar y coordinar. Tiene que haber un Presidente, un Secretario, un Tesorero… y todo eso debe ser transparente.
• Derecho a la información: Cualquier socio puede preguntar qué se está haciendo exactamente con el dinero, dónde va. No podéis ocultar los libros ni las cuentas a los miembros.

6. Protección de datos

Quizás esto parezca anecdótico, pero no lo es. La Ley Orgánica de Protección de Datos (RGPD) no es para tomarse a broma hoy en día. Todos los datos personales de socios y voluntarios deben de gestionarse siguiendo sus principios.

Para no tener problemas, debéis aseguraros de tener esto bien:

• Consentimiento inequívoco: No podéis guardar datos de nadie sin que esa persona os haya dado permiso explícito. Deben saber exactamente para qué vais a usar su nombre, email o teléfono.
• Seguridad y custodia: Los datos deben estar bajo llave o protegidos con contraseña. Si usáis una nube o un Excel, aseguraos de que solo acceda quien lo necesite para su trabajo.
• Derecho de cancelación: Si un socio se va y pide que borréis su rastro, tenéis que hacerlo. Tienen derecho a saber qué información tenéis de ellos y a rectificarla si es incorrecta.
• Deber de información: Al recoger los datos, debéis explicar quién es el responsable de tratarlos (la asociación) y por cuánto tiempo se van a guardar.

Al cumplir con todo esto, os estaríais ahorrando muchos sustos de multas que podrían ser graves para una asociación pequeña. Mejor ser precavidos.

Y hablando de precaución, hay una última obligación que os puede blindar bastante.

7. Seguros

Una asociación común y corriente necesita sí o sí tener al menos dos seguros:

• Seguro de voluntarios: La Ley 45/2015 de Voluntariado exige que las entidades en las que hay voluntarios (típico en asociaciones sin ánimo de lucro) tengan una póliza que cubra específicamente los riesgos relacionados con su actividad. Tiene que cubrir accidentes que puedan tener durante el desempeño de sus funciones.
• Seguro de Responsabilidad Civil: Indispensable para muchas empresas, y por supuesto también para una entidad como la tuya. Cubrirá cualquier daño personal o material que cause tu entidad o tus trabajadores. También existen otros muchos seguros sobre los que ya te hemos hablado antes, como el ciberseguro, o los seguros de viaje.

¿Cuál es el mejor para ti? Todo dependerá de qué obligaciones legales tiene tu asociación y qué necesitas. Contáctanos si quieres que te asesoremos, lo haremos encantados.